Word排版该从哪开始？

Word排版应该从规范使用“样式”的角度入手——这是一条贯穿全文的形式中枢和效率发动机。它可以使得各级标题一望而知，正文、引文、图注各自占据自己的位置；只要改动一次样式的设置，在整个文档中所有相关的内容都会随之自动更新，并且再也不需要进行每一段文字的手动调整工作了。配合合适的页面设置（比如A4大小的纸张加上上下的2.54厘米页边距）、段落参数（首行缩进两个字符、行间距为1.5倍）以及题注和交叉引用机制之后就可以创建出一个结构合理、逻辑严密并且符合公文或者学术要求的专业文件了。有了良好的基础之后再生成目录、分节排版或者是多栏布局就变得容易多了。

第一部分就是精确地设定好网页的各种参数，从而确定了排版的基础物理条件

在Word中首先点击“布局”选项卡（老版本叫“页面布局”），然后选择“页边距”下的“自定义边距”，把上下左右都设为2.54厘米，并且保证纸张大小是A4；如果要装订的话就勾选上对称页边距并且设置好装订线的位置为0.5厘米；默认的方向是纵向，如果有图表宽度超出范围只针对包含图片的那一行插入一个分节符（下一页），然后再单独切换到横向模式；这样做的好处是可以控制每一面的空间大小，防止后面的内容因为边距突然改变而出现错位或者被截断的情况。

第二条 使用样式来控制整个文档的格式，不允许人工进行微调

在“开始”标签页里给所有的第一级标题加上“标题1”的样式的前提下，再把所有的第二级标题也改成“标题2”，并且正文全部用“正文”的样式，并且把它的默认字体改为仿宋体GB2312、四号、首行缩进两个字符、行间距设置为1.5倍。

第三条 题注和交叉引用形成闭环，保证图号、文号可以自动更新

插入图片或者表格之后，在右侧点击“插入题注”，在标签里选择“图”或者“表”，编号格式设置为“章编号-序号”，勾选上“包含章节号”，并且关联到“标题1”的样式。然后在正文当中提到这张图片的时候用到的是“引用”选项卡下的“交叉引用”，类型选作“图”，引用的内容只取到标签和编号为止。如果再增加一张新的图片或者是改变一个章节的位置的话，就全部选中整个文档再按下F9来更新域代码，所有的编号以及所有的引用都会被重新排列好，并且可以避免因为人为操作而产生的错误。

第四部分 目录自动生成以及导航栏和它一起工作来提供结构化的阅读体验

等全部格式都应用好之后，在文档最前面的位置把光标定住，然后去到“引用”选项卡下选择“目录”，再从弹出的菜单中选择“自定义目录”，把显示级别的设置为第三级，并且勾选上“制表符前导符”和“用超链接代替页码”的选项。生成之后就会在左边出现一个可以点击跳转的标题树；读者可以点击任何一个标题直接跳转到相应的地方；作者也可以通过窗口来快速地找到需要修改的部分，大大提高了长篇文档的合作和修改效率。

掌握了这四步之后，Word排版就由原来的零散操作变成了系统的工程。它并不是为了炫耀而堆积起来的技术，而是用标准来量度、用逻辑来做骨架的一种文档创建的方法。