常用的办公软件有哪些？

目前职场上使用频率最高的几款办公软件已经由最初的单一文档工具发展成为包含“文档协同、即时通讯、智能处理、流程管理、移动扫描”五大部分内容的全方位数字化工作平台。其中WPS Office和腾讯文档专注于不同终端上的文字编辑以及实时协作；钉钉、飞书负责沟通、会议以及审批流程；百度网盘和扫描全能王主打人工智能驱动下的文件识别和知识积累；小艾办公室、布尔办公等则是根据各个工作岗位的特点来提供相应的流程化服务。以上所有的软件都经过了官方提供的功能说明以及各大应用商店的数据检验，并且具有跨平台同步、权限分级管理和企业级别的安全保障等特点，在为企业提高工作效率方面起着重要的作用。

第一种是文档协同类，比如WPS Office和腾讯文档

WPS Office 在手机端实现了对桌面级功能的全面复制，并且可以进行.docx、.xlsx、.pptx 等格式文件的离线编辑，“智能排版指导”会根据文档中的标题级别来给出相应的样式的建议，在PDF转Word的过程中准确率达到98.2%，而腾讯文档则是利用了微信生态系统的优势，在创建新文档之后就可以直接得到一个可以立即共享出去的链接，在协作的时候还可以给每一个参与者分配不同的权限等级——只读、只评、完全编辑，并且所有的历史版本都会被保留三十天之久，想要回到某个时间节点只需要点击右上角的文件按钮，在弹出菜单中选择“历史版本”，再从列表里挑选出自己想要的那个时间点即可。两者都获得了等保三级认证并且提供了企业版服务以实现私有化的安装部署。

第二部分是即时通讯和流程管理类软件，钉钉和飞书已经实现了深度融合

钉钉适合大公司使用，在进入到“工作台”的情况下可以很快地建立出审批表单，比如请假流程只需要三个步骤：管理员登录到“智能人事”——选择“审批”——新建一个审批单，并且勾选上“假期余额校验”以及“自动同步日历”，然后让员工去填写这个申请表单，之后系统就会立刻去验证他们还剩多少年的休假时间；而飞书则是通过多维度表格来实现工作任务和信息交流的一体化，在创建好项目的看板之后，每一个任务卡片都可以直接链接到相关的会议记录、文件资料以及聊天记录之中，并且还可以给所有的人发送一条消息。两者都提供了API接口，可以用来连接用友或者金蝶这样的企业资源管理系统。

第三部分是人工智能智能化处理类的应用，比如百度网盘和扫描全能王来提高文件的工作效率

百度网盘的“AI笔记”可以自动把上传的录音文件转换成文字，并且会根据说话人的不同进行分割标注，在每一段后面都会加上相应的标签，在需要的地方还会用高亮来突出显示重要的词句并给出小结；扫描全能王采用的是自己研发的OCR技术，在处理不清楚的手写文字时准确率能达到91.5%以上，在拍下一份合同之后点击一下“智能增强”的按钮就可以去掉其中的阴影并且调整好角度，最后还会把里面的重点信息（比如金额、日期和签名的位置等）整理成一个可以下载下来的EXCEL表格。

第四种是垂直岗位适配型的小艾办公室和布尔办公精准匹配业务场景

小艾办公室针对新入职员工进行第一次启动就完成了“我的工作流”的设置：输入每天固定的事务（比如晨会、日报提交），设定提醒的时间，系统自动生成甘特图式的日程视图；布尔办公是为销售人员打造的软件，在“活动执行”部分上传了宣传海报之后，人工智能就会分析出活动的时间、门店的位置以及关键绩效指标，并把这些任务推送给相关的负责人。

现在的办公软件已经不是单纯的工具了，而成了工作效率的好帮手，在选择的时候要根据实际情况来定，并不是随便添加一些功能。